Guide des cotisations Comment encaisser les cotisations d'une salle de sport sans courir après personne.

Mis à jour le 5 novembre 2026 · KEIKOUP, par VELTESA

La réponse courte

Pour encaisser les cotisations d'une salle de sport sans courir après personne, il faut trois choses : un moyen de paiement clair, une règle écrite avec des dates et des conséquences, et un suivi mensuel de ceux qui ont payé. Quand la règle est la même pour tous, encaisser n'est plus une conversation gênante.

1. Choisissez comment vos adhérents vont payer

Le meilleur moyen de paiement est celui qui convient à votre salle. Chacun répartit différemment le travail et le risque :

Moyen de paiement	Avantages	Points de vigilance
Prélèvement bancaire	Vous encaissez à la date fixée, sans rien demander à l'adhérent chaque mois.	Il faut un accord avec votre banque et un mandat signé par chaque adhérent. Des prélèvements peuvent être remboursés.
Carte avec paiement récurrent	L'encaissement est automatique et l'adhérent n'a rien à faire.	Il faut une passerelle de paiement, il y a des commissions et les cartes expirent.
Bizum	Rapide et très connu en Espagne.	Il est surtout utilisé en Espagne et l'adhérent doit l'envoyer chaque mois.
Virement	Il en reste une trace à la banque.	Il peut prendre du temps, l'adhérent doit l'envoyer et le libellé ne permet pas toujours d'identifier le paiement.
Espèces	Elles sont simples et ne dépendent d’aucune banque.	Il faut les noter tout de suite et remettre un justificatif.

Une règle pratique : avec beaucoup d'adhérents, l'automatique fait gagner plus de temps. Avec peu d'adhérents que vous voyez tous les jours, Bizum en Espagne ou le virement peuvent suffire s'il y a des relances et un bon suivi. Proposez peu d'options : plus il y en a, plus il est difficile de vérifier les paiements.

Si vous utilisez le prélèvement SEPA Core, gardez ceci à l'esprit : l'adhérent peut demander le remboursement à sa banque pendant huit semaines après le débit, sans donner de raison. Si le prélèvement n'était pas autorisé, il peut réclamer jusqu'à 13 mois. Quand un prélèvement est remboursé, traitez-le comme une cotisation impayée et parlez-en à l'adhérent.

2. Écrivez la règle avant d'en avoir besoin

Une règle connue dès le premier jour évite la plupart des discussions. Elle doit répondre à cinq questions :

• Combien on paie et ce que cela comprend.
• Quel jour la cotisation est due et comment la payer.
• Quand et par quel canal on relance.
• Ce qui se passe en cas d'impayé et comment régulariser.
• Comment résilier et avec quel préavis.

Inscrivez-la dans les conditions acceptées à l'inscription. Avant de les utiliser, demandez à votre conseiller de les vérifier : les règles de consommation changent d'un pays à l'autre.

3. Fixez un calendrier

Voici le calendrier utilisé par KEIKOUP. Vous pouvez choisir d'autres dates ; l'important est qu'elles ne changent pas selon la personne.

Quand	Ce qui se passe
Jour 5	Première relance à ceux qui n'ont pas payé le mois.
Jour 10	Deuxième relance.
Jour 11	L'adhérent ne peut plus réserver de cours tant que le paiement n'est pas enregistré. Il peut continuer à venir et à s'entraîner.

4. Relancez sans gêne

Une bonne relance est privée, brève et tient compte d'un possible oubli ou d'une erreur. Ce texte peut vous servir :

Bonjour [prénom]. Nous n'avons pas encore trace du paiement de la cotisation de [mois]. Vous pouvez la payer par [moyen de paiement]. Si c'est déjà fait, dites-le-nous et nous vérifierons.

N'affichez pas qui doit de l'argent sur un tableau, dans le groupe de la salle ou devant d'autres adhérents. En plus d'être gênant, cela expose des informations personnelles. Parlez-en toujours en privé.

5. Que faire quand un adhérent ne paie pas

1. Vérifiez d’abord votre suivi et la banque : parfois, le paiement a été fait et mal noté.
2. Écrivez-lui en privé et rappelez-lui la date et le moyen de paiement.
3. Appliquez la règle telle qu'elle est écrite, sans exceptions que personne ne connaît.
4. Si cette personne traverse une période difficile, convenez d’une date précise et notez-la.
5. Si la dette persiste, appliquez ce que prévoient les conditions et consultez votre conseiller avant de la réclamer ou de la communiquer à des tiers.

6. Faites le suivi chaque mois

Choisissez un jour fixe pour vérifier qui a payé. Pour chaque adhérent, il suffit de noter le mois, le montant, le moyen de paiement et la date. Avec peu d'adhérents, un tableur peut suffire. Quand vous passez plus de temps à vérifier les paiements et à relancer qu'à vous occuper des gens, il vaut la peine d'automatiser.

Erreurs fréquentes

• Faire des exceptions sans les noter.
• Relancer seulement certains adhérents, ou quand vous y pensez.
• Continuer à encaisser après une résiliation : confirmez-la par écrit et arrêtez le prélèvement.
• Augmenter la cotisation sans prévenir à l’avance.
• Remettre à plus tard l'enregistrement des paiements.

Comment KEIKOUP vous aide

KEIKOUP n'encaisse pas à votre place et, aujourd'hui, l'application ne prend pas les paiements par carte. Vos adhérents paient par Bizum, virement ou espèces, et vous enregistrez le paiement. L'application envoie les relances du 5 et du 10 sur le téléphone ou par e-mail, bloque les réservations à partir du 11 et lève le blocage dès que le paiement est enregistré. Vous voyez aussi qui doit, qui a payé et ce qui a été encaissé ce mois-ci.

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Sources

• Règlement du prélèvement SEPA Core (European Payments Council, 2025)
• Prélèvements (Banque d'Espagne, en espagnol)

Ce guide est donné à titre indicatif et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal.