Guide des réservations Comment organiser les réservations de cours et la liste d'attente.
Une méthode pour que chaque adhérent sache s'il a une place sans demander, et que vous n'ayez à déplacer personne à la main.
La réponse courte
Pour organiser les réservations de cours d'une salle de sport, il faut quatre choses : un nombre de places fixe par cours, des règles claires pour réserver et annuler, une liste d'attente qui avance dans l'ordre et des messages automatiques. Ainsi, chaque adhérent sait s'il a une place sans avoir à demander.
1. Fixez le nombre de places de chaque cours
La limite doit venir de ce qui est vraiment possible : l'espace de la salle, le matériel disponible et le nombre de personnes que le coach peut bien encadrer. Prenez le plus petit des trois. Si un cours change de salle ou de coach, vérifiez-la.
2. Décidez des règles de réservation
Ces quatre décisions évitent la plupart des questions. Les exemples sont indicatifs : adaptez-les à votre salle.
| Décision | Exemple |
|---|---|
| Quand la réservation ouvre | Sept jours avant le cours. |
| Jusqu'à quand on peut annuler | Deux heures avant le cours. |
| Combien de cours on peut réserver en même temps | Ceux que comprend la cotisation de l'adhérent. |
| Ce qui se passe en cas d'absence sans annulation | On parle d'abord à l'adhérent. Si cela se répète, on applique ce que prévoient les règles. |
Publiez les règles là où les adhérents peuvent les voir et appliquez-les de la même façon à tous.
3. Faites avancer la liste d'attente toute seule
Une bonne liste d'attente suit l'ordre d'arrivée et ne dépend pas de quelqu'un qui surveille son téléphone. Voici comment cela fonctionne pour un cours de huit places :
- Huit personnes réservent et le cours est complet.
- La neuvième s'inscrit sur la liste d'attente.
- Quelqu'un annule et une place se libère.
- La première personne de la liste entre et reçoit un message.
- Les autres avancent d'une place.
Décidez aussi de ce qui se passe quand quelqu'un annule juste avant le cours, car la personne qui entre peut ne pas voir le message à temps. Il est utile de fixer un moment à partir duquel la liste n'avance plus.
4. Prévenez aux moments importants
- À l'entrée depuis la liste d'attente, pour que la personne sache qu'elle a une place.
- Avant le cours, avec un rappel à ceux qui ont une place.
- Si le cours est annulé, par exemple pour un jour férié, à toutes les personnes inscrites.
5. Réduisez les absences sans annulation
Une place réservée que personne n'utilise est une place qu'un autre adhérent voulait. Avant de penser aux sanctions, essayez ceci :
- Vérifiez qu'annuler est facile.
- Envoyez un rappel avant chaque cours.
- Notez qui vient, pour repérer les absences répétées.
- Parlez en privé à ceux qui manquent souvent.
6. Choisissez où gérer les réservations
| Outil | Avantages | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Groupe WhatsApp | Tout le monde l'a déjà. | Les messages se perdent et quelqu'un doit tenir les comptes. |
| Tableur ou papier | Simple et peu coûteux. | Ce n'est à jour que si quelqu'un l'actualise, et la liste d'attente se gère à la main. |
| Application de réservation | Les places, la liste d'attente et les messages fonctionnent tout seuls. | Les adhérents doivent apprendre à l'utiliser et elle a généralement un coût. |
Avec peu de cours et peu d'adhérents, un tableur peut suffire. Quand répondre aux messages et gérer la liste d'attente vous prend du temps sur l'entraînement de vos adhérents, une application vaut la peine.
Erreurs fréquentes
- Changer le nombre de places selon la personne qui demande.
- Garder des places de vive voix, en dehors de la liste.
- Ne pas respecter l'ordre de la liste d'attente.
- Annuler un cours sans prévenir les personnes inscrites.
- Changer les règles sans prévenir.
Comment KEIKOUP vous aide
Dans KEIKOUP, vous décidez de l'horaire, des places et du coach de chaque cours. Les adhérents voient le planning et les places libres, et réservent en trois touches. Si le cours est complet, ils s'inscrivent sur la liste d'attente. Quand quelqu'un annule, la première personne de la liste entre et reçoit un e-mail. Ceux qui ont une place reçoivent un rappel avant le cours et, si vous annulez un cours pour un jour férié, les personnes inscrites sont prévenues par e-mail.
Questions sur les réservations de cours
Comment fonctionne une liste d'attente pour les cours ?
Quand le cours est complet, les personnes s'inscrivent dans l'ordre. Si quelqu'un annule, la première de la liste entre et reçoit un message, et les autres avancent d'une place.
Combien de temps à l'avance doit-on pouvoir annuler un cours ?
Il n'y a pas de délai unique. Choisissez-en un qui laisse à une autre personne le temps d'entrer, publiez-le et appliquez-le de la même façon à tous.
Que faire si un adhérent réserve et ne vient pas ?
Vérifiez d'abord qu'annuler est facile et parlez-en en privé à cette personne. Si cela se répète, appliquez ce que prévoient vos règles.
Peut-on gérer les réservations sur WhatsApp ?
Avec peu de cours, cela peut suffire, mais les messages se perdent et quelqu'un doit suivre les places et la liste d'attente à la main. Quand cela vous prend du temps, un outil de réservation vaut la peine.